Datenschutz

Datenschutzhinweise

Stand: 31. Oktober 2026

Wir, die FACE Communication Equipment GmbH („FACE“), informieren Sie hier darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten: beim Besuch dieser Website, im Kundenportal und in der Zusammenarbeit mit Kunden, Interessenten und deren Ansprechpartnern. Grundlage sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

1. Verantwortlicher und Kontakt

FACE Communication Equipment GmbH
Am Spitzenend 67
32479 Hille
Deutschland

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns per E-Mail unter info@face-gmbh.com (Betreff „Datenschutz“) oder unter der oben genannten Anschrift.

2. Betrieb und Hosting

Diese Website und unser Kundenportal betreiben wir mit der Software Odoo. Gehostet werden sie von der Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgien, die als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig ist. Mit Odoo arbeiten wir auch intern, etwa für Angebote, Aufträge, Kundendienst und Buchhaltung.

3. Beim Besuch der Website

Server-Protokolle

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser, Betriebssystem und die zuvor besuchte Seite. Das ist nötig, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr benötigt werden.

Besucherstatistik

Odoo erfasst, welche Seiten unserer Website aufgerufen werden, mit Zeitpunkt, Sprache und dem aus der IP-Adresse abgeleiteten Land. Nicht angemeldete Besucher erkennt Odoo an einem Prüfwert, der aus IP-Adresse, Browserkennung und Sitzung gebildet wird; diese Einträge werden nach 60 Tagen ohne weiteren Besuch automatisch gelöscht. Bei angemeldeten Kunden ordnet Odoo die Besuche dem Kundenkonto zu. Wir nutzen diese Angaben, um die Website zu verbessern und Anfragen gezielter zu beantworten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können jederzeit widersprechen.

Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies ein: ein Sitzungs-Cookie, etwa für die Anmeldung im Kundenportal, und ein Cookie für die gewählte Sprache. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zusätzliche Analyse- oder Marketing-Cookies, Tracking-Pixel und Werbedienste verwenden wir nicht.

Schriftarten

Die Schriftarten dieser Website liefern wir von unserem eigenen Server aus. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern hergestellt.

Google reCAPTCHA

Auf Seiten mit Formularen nutzen wir Google reCAPTCHA der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, um automatisierte Eingaben und Missbrauch zu verhindern. Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie Ihr Verhalten auf der Seite an Google übermittelt. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Formulare (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

Soziale Medien

Wir verlinken auf unsere Auftritte bei Facebook, Instagram und TikTok. Es handelt sich um einfache Links: Erst wenn Sie einen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen. Für die Verarbeitung auf diesen Plattformen ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

4. Kontaktformulare, Anfragen und E-Mail

Nutzen Sie unser Kontaktformular, das Neukunden-Formular oder ein Support-Formular, oder schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir Ihre Angaben (etwa Name, Firma, Kontaktdaten und Ihr Anliegen), um die Anfrage zu bearbeiten. Anfragen legen wir in Odoo als Vertriebschance oder Kundendienst-Ticket an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für E-Mail und Termine nutzen wir Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland; eine Übermittlung in die USA ist dabei möglich.

5. Kundenportal, Online-Angebote und Online-Unterschrift

Angebote, Aufträge, Rechnungen, Tätigkeitsberichte und Stundennachweise stellen wir im Kundenportal bereit, mit Benutzerkonto oder über persönliche Links. Dabei verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, die Inhalte der Dokumente und den Zeitpunkt, zu dem ein Dokument geöffnet wurde. Unterschreiben Sie ein Dokument online, speichern wir Ihren Namen, das Bild der Unterschrift und den Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Leasing-Rechner und Finanzierungsanfragen

In unseren Online-Angeboten können Sie eine Finanzierung (Leasing oder Mietkauf) berechnen. Dafür übermitteln wir nur Angebotssumme, Laufzeit, Anzahlung und Restwert an die Berechnungsschnittstelle unseres Finanzierungspartners, keine personenbezogenen Daten.

Fragen Sie eine Finanzierung an und bestätigen Sie die Weitergabe, senden wir Ihre Angebots- und Kontaktdaten (Firma, Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail, Telefon, Angebot mit Positionen und Betrag, gewünschte Finanzierung) per E-Mail an die abcfinance GmbH, Köln, damit Sie ein Finanzierungsangebot erhalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die abcfinance GmbH verarbeitet die Daten in eigener Verantwortung, etwa für eine Bonitätsprüfung: Datenschutzhinweise der abcfinance GmbH. Ihre Bestätigung und die versandte Anfrage dokumentieren wir am Angebot.

7. Telefon und KI-Telefonassistentin

Rufen Sie uns an, ordnen wir den Anruf anhand der Rufnummer Ihrem Kontakt zu und speichern Zeitpunkt und Dauer (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Außerhalb unserer Geschäftszeiten nimmt eine KI-Assistentin Ihren Anruf entgegen; darauf weist sie zu Beginn des Gesprächs hin. Gleiches gilt, wenn unsere KI-Assistentin Sie anruft, etwa für einen Rückruf. Ihre Sprache wird auf unseren eigenen Systemen in Text umgewandelt. Diesen Text verarbeitet die Anthropic (USA), um das Gespräch zu führen. Tonaufnahmen speichern wir nicht.

Das Gespräch wird mitgeschrieben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und die Assistentin zu verbessern. Die Mitschrift speichern wir auf unseren eigenen Systemen und löschen sie nach 14 Tagen. Ihr Anliegen halten wir als Zusammenfassung in Odoo fest, als Anfrage oder Kundendienst-Ticket. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Mitschrift zur Verbesserung unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), dem Sie jederzeit widersprechen können. Möchten Sie nicht mit der KI-Assistentin sprechen, erreichen Sie uns während der Geschäftszeiten persönlich oder per E-Mail.

8. Gesprächsaufnahmen bei Terminen

Besprechungen nehmen wir nur mit der ausdrücklichen Zustimmung aller Teilnehmenden auf, um eine Gesprächsnotiz zu erstellen. Die Aufnahme wird mit dem Dienst Plaud verschriftlicht und zusammengefasst; die Verarbeitung kann auf Servern außerhalb der EU erfolgen. Die Tonaufnahme löschen wir, sobald die Gesprächsnotiz erstellt ist, spätestens nach 30 Tagen; die Notiz bewahren wir beim jeweiligen Vorgang auf. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

9. Einsatz künstlicher Intelligenz

Zur Bearbeitung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen und Kundendienst-Tickets nutzen wir KI-Dienste der Anthropic (USA). Dabei können Kontakt-, Angebots- und Auftragsdaten verarbeitet werden. Anthropic ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und sorgfältigen Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Fernwartung, Anlagenüberwachung und Geräteverwaltung

Für die Fernwartung nutzen wir TeamViewer der TeamViewer Germany GmbH, Göppingen; wir protokollieren, wer wann und wie lange mit welchem Gerät verbunden war. Je nach Vertrag überwachen wir Anlagen über Q-SYS Reflect (QSC, USA), verwalten Apple-Geräte über Mosyle (USA) und betreiben Digital-Signage-Systeme über CampaignRED. Soweit wir dabei personenbezogene Daten verarbeiten, für die Sie als unser Kunde verantwortlich sind, tun wir das als Ihr Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines gesonderten Vertrags; im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Anfahrtsplanung

Um Anfahrtswege zu berechnen, übermitteln wir die Einsatzadresse an öffentliche Dienste auf Basis von OpenStreetMap (Nominatim und OSRM). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Einsatzplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. Vertragsabwicklung und Buchhaltung

Für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lastschriften und Mahnungen verarbeiten wir Ihre Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Buchhaltungsdaten geben wir an unsere Steuerberatung weiter, die mit DATEV arbeitet, Zahlungsdaten an die beteiligten Banken.

13. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Auftragsverarbeiter sind insbesondere die Odoo S.A. (Belgien), Microsoft (Irland), Anthropic (USA), Plaud, die TeamViewer Germany GmbH, QSC (USA) und Mosyle (USA). Eigenständige Empfänger sind die abcfinance GmbH, unsere Steuerberatung, Banken und Google (reCAPTCHA).

Übermittlungen in die USA stützen wir auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, im Übrigen auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

14. Speicherdauer

• Mitschriften der KI-Telefonassistentin: 14 Tage
• Tonaufnahmen von Terminen: bis die Gesprächsnotiz erstellt ist, höchstens 30 Tage
• Anfragen, aus denen kein Auftrag wird: bis zu drei Jahre nach dem letzten Kontakt
• Vertrags- und Rechnungsunterlagen: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO)

Im Übrigen löschen wir Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Düsseldorf.

16. Änderungen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.